Recursos · Alojamiento turístico · 11 min de lectura
Gestionar las reservas de un apartamento turístico sin que te coma el día
El dinero se va en comisiones y el tiempo se va en otra cosa: contestar lo mismo veinte veces, confirmar a mano, pedir los datos, mandarlos al Ministerio dentro de las 24 horas que marca la ley, explicar cómo se recogen las llaves y mirar dos calendarios para no meter la pata. Aquí está la cadena entera escrita, qué parte es obligatoria y no se puede quitar, qué parte se quita gratis el mismo día y qué parte necesita una herramienta de verdad. Con las plantillas de mensajes hechas.
Todo lo que haces a mano por cada reserva
Nadie lo escribe nunca entero, y por eso parece poco. Escrito entero es esto, y se repite por cada reserva:
- Contestar si esas fechas están libres, mirando uno o varios calendarios.
- Decir el precio total, que casi nunca es el de la noche por el número de noches.
- Responder las ocho preguntas de siempre: cuántos caben, mascotas, aparcamiento, wifi, aire.
- Confirmar, bloquear las fechas y acordarte de bloquearlas también en el otro portal.
- Pedir los datos de todos los viajeros y sus documentos de identidad.
- Meterlos en el registro y comunicarlos al Ministerio del Interior.
- Cobrar la señal o el total, y cuadrar quién ha pagado y quién no.
- Mandar las instrucciones de llegada: dirección exacta, llaves, hora, aparcar, wifi.
- Coordinar la limpieza con la hora de salida y la de entrada del siguiente.
- Contestar durante la estancia lo que no estaba en las instrucciones.
- Pedir la reseña al final, si te acuerdas.
Once pasos. Lo interesante no es contarlos: es que cada uno pertenece a un grupo
distinto. Hay pasos que son obligación legal y no se pueden quitar, solo hacer más
rápido. Hay pasos que desaparecen si la respuesta está escrita en algún sitio. Y hay pasos que
solo se quitan pagando una herramienta. Confundirlos es lo que hace que alguien contrate un
sistema de
El registro de viajeros: lo que sí es obligatorio
Esta parte no la quita ninguna web, ninguna aplicación y ningún truco: solo se puede hacer con menos fricción. La norma es el Real Decreto 933/2021, y afecta a quien ejerce actividad de hospedaje, viviendas de uso turístico incluidas. Lo que dice, en corto:
- Hay que llevar un registro de los viajeros y comunicar sus datos al Ministerio del Interior, a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES, con certificado digital o cl@ve.
- El plazo son 24 horas. Su artículo 6.3 pide hacerlo «de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas» desde la reserva, el contrato, su cancelación o el inicio del servicio.
- Se guarda tres años. El artículo 5.3 dice que los datos «deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada».
- Las plataformas también están dentro. El artículo 2 nombra expresamente a «las plataformas digitales dedicadas, a título oneroso o gratuito, a la intermediación en estas actividades a través de internet».
De aquí salen dos consecuencias prácticas. La primera: si pides los documentos el día de la entrada, vas tarde y con prisa; pedirlos al confirmar deja el trámite hecho. La segunda: esos documentos son datos personales y el responsable eres tú, así que no deberían quedarse en la galería del móvil ni en un grupo de WhatsApp. Lo que haces con ellos y cuánto los guardas se explica en la página de privacidad de tu web, que por eso no es un adorno legal.
Y una cosa que ya no te pueden pedir: el número de registro único estatal. El Tribunal Supremo anuló el 21 de mayo de 2026 los preceptos que lo creaban. Lo que sigue vigente es el registro de tu comunidad autónoma; en Andalucía, además, el código de la vivienda de uso turístico debe figurar en toda publicidad o promoción, y tu web lo es.
Las doce preguntas que te repiten
Son siempre las mismas. Y cada una tiene un sitio donde debería estar escrita para que no llegue como mensaje. Esta tabla es, en realidad, el guion de lo que tiene que decir tu ficha:
| Lo que preguntan | Dónde debería estar contestado |
|---|---|
| ¿Está libre del 3 al 10? | Calendario visible en el anuncio y disponibilidad por temporada en tu web |
| ¿Cuánto sale en total con la limpieza? | Precio por temporada y gastos aparte, escritos, no solo el precio por noche |
| ¿Cuántos caben de verdad? ¿Hay sofá cama? | Capacidad y camas, una por una, en la descripción |
| ¿Se admiten mascotas? | Normas de la casa, en su propio apartado |
| ¿Hay aparcamiento? ¿Es fácil aparcar? | Apartado de llegada, con la verdad de agosto, no la de febrero |
| ¿A qué hora se entra y se sale? | Horas de entrada y salida, arriba y en letra grande |
| ¿Cómo recojo las llaves? | Instrucciones de llegada, que van en un enlace fijo |
| ¿Hay wifi y va bien? | Equipamiento; si teletrabaja gente, di la velocidad |
| ¿Tiene aire acondicionado? ¿En las habitaciones también? | Equipamiento, habitación por habitación |
| ¿A cuánto está la playa andando? | Ubicación, en minutos andando, no en kilómetros |
| ¿Hay ascensor? ¿Qué planta? | Accesibilidad, que es un filtro para mucha gente |
| ¿Hay que dejar fianza? ¿Se paga algo a la llegada? | Condiciones de reserva, con la cifra exacta |
Cuando estas doce están escritas, pasa algo que se nota en una semana: no llegan menos mensajes, llegan mensajes distintos. En vez de «hola, ¿está libre?» llega «hola, somos cuatro adultos y un perro, del 3 al 10, ¿lo confirmamos?». Es el mismo trabajo para ti, con la diferencia de que ese sí acaba en reserva.
Lo mismo vale, punto por punto, para cualquier negocio con web: lo repasamos en qué tiene que tener la web de un negocio.
- Obligatorio por ley Registrar y comunicar los datos en 24 horas y guardarlos tres años. No se quita: se hace antes.
- Se quita escribiéndolo Las doce preguntas, el precio total y las instrucciones de llegada. Coste: cero.
- Solo se quita pagando Calendario sincronizado entre portales y cobro automático. Eso es un channel manager.
¿Tu web contesta las doce? Si no la tienes, o la que tienes no las dice, te enseñamos cómo quedaría la de tu alojamiento antes de que pagues nada. Quiero verla
El mensaje que te ahorra cinco mensajes
Hay un detalle pequeño que cambia la conversación entera: quién escribe el primer mensaje y qué pone. Si en tu web el botón de WhatsApp abre el chat en blanco, te llega «hola» y empieza el interrogatorio. Si el botón abre el chat con el mensaje ya empezado, te llega lo que necesitas saber de una vez.
Así es como lo montamos nosotros. El mensaje ya escrito dice, más o menos:
- El nombre del alojamiento, para que sepas de cuál te hablan si tienes varios.
- Un hueco para las fechas y otro para el número de personas.
- Y nada más. Cuanto más largo, menos gente lo manda.
Parece una tontería y es la diferencia entre ocho mensajes y dos. Es el mismo principio que aplicamos en todas nuestras webs: el botón no dice «contacto», dice lo que va a pasar cuando lo pulses. Si además te preguntas si merece la pena que conteste una máquina por ti cuando duermes, esa conversación está en recepcionista virtual con IA, con lo que cuesta y lo que hay que avisar.
Cuatro plantillas para copiar tal cual
Guárdalas como respuestas rápidas en WhatsApp Business y ya no las vuelves a escribir. Cambia lo que va entre corchetes y listo.
1. Cuando preguntan si está libre
«Hola, buenas. Sí, del [3] al [10] está libre. Para [4] personas son [X] € en total, que incluye la limpieza final y las sábanas y toallas. La entrada es a partir de las [16:00] y la salida antes de las [11:00]. Si te encaja, lo bloqueo y te paso los datos para confirmar. Toda la información está aquí: [enlace a tu web].»
2. Al confirmar, pidiendo los datos de una vez
«Perfecto, quedan bloqueadas las fechas. Para poder darte de alta, necesito los datos de todas las personas que se alojan, tal y como pide la normativa de hospedajes: nombre y apellidos, documento de identidad y fecha de nacimiento. Te paso el enlace para enviarlos: [enlace]. En cuanto los tenga, te mando la confirmación y las instrucciones para llegar.»
3. Cuarenta y ocho horas antes de la llegada
«Hola, ya queda poco. Te dejo todo lo de la llegada aquí: [enlace fijo con dirección exacta, cómo se recogen las llaves, dónde aparcar, wifi y teléfono]. La entrada es a partir de las [16:00]; si vais a llegar más tarde de las [22:00], dime a qué hora y lo dejamos preparado. Cualquier cosa, por aquí.»
4. El día de la salida
«Espero que hayáis estado a gusto. Si os ha gustado, ¿me dejáis una reseña? A los que somos pequeños nos ayuda muchísimo: [enlace directo a tu ficha de Google]. Y si volvéis por la zona, escribidme directamente y os hago el mejor precio que pueda.»
La cuarta es la que más se olvida y la que más rinde: cómo pedir reseñas sin ser pesado lo contamos en cómo conseguir reseñas en Google, y para qué sirve tener la ficha de Google al día, en su página.
Qué quita trabajo de verdad, por orden
Ordenado de menos a más esfuerzo y coste. La primera fila se hace hoy en veinte minutos:
| Qué | Qué te quita | Coste | Esfuerzo |
|---|---|---|---|
| Cuatro mensajes tipo en WhatsApp Business | Escribir lo mismo todos los días | Veinte minutos, una vez | |
| Instrucciones de llegada en un enlace fijo | Explicar las llaves y el aparcamiento en cada reserva | Una tarde | |
| Las doce respuestas escritas en el anuncio | La mitad de los mensajes previos | Una tarde | |
| Web propia con las doce respuestas y WhatsApp con el mensaje escrito | Los mensajes de ida y vuelta, y la comisión de quien ya te buscaba | Nos lo cuentas y la ves hecha | |
| Herramienta de registro de viajeros | Teclear los datos y subirlos uno a uno | Según proveedor | Alta y certificado digital |
| Channel manager | Mirar dos calendarios y el miedo a la doble reserva | Según proveedor | Configuración seria |
Fíjate en que las tres primeras filas no cuestan dinero y se llevan la mayor parte del ruido. Nuestro consejo, y va contra nuestro propio interés, es hacerlas antes de pagar nada a nadie. Si después quieres que además te encuentren por el nombre y te reserven sin pasar por caja, ahí es donde entra la web, y la cuenta de si sale a cuenta está en comisiones de Holidu, Booking y Airbnb.
Cuándo necesitas un channel manager y no una web
Son cosas distintas y conviene no comprarlas confundidas. Un channel manager conecta los calendarios de los portales: cuando entra una reserva en uno, bloquea esas fechas en los demás. Una web propia es tu escaparate y tu canal sin comisión. Ni la una hace lo de la otra ni sirve la misma para las dos cosas.
Te hace falta un channel manager si te reconoces en esto:
- Vendes en tres portales o más a la vez.
- Ya has tenido, o has estado a punto de tener, una doble reserva.
- Cambias precios por temporada y te da pereza cambiarlos en cuatro sitios.
- Gestionas más de un alojamiento.
Y probablemente no te hace falta si:
- Vendes en uno o dos portales y te apañas mirando dos calendarios.
- Alquilas solo en temporada alta y el resto del año está cerrado.
- Tu problema real no es el calendario, es que no te encuentran.
Ese último caso es el más común de los que nos llegan, y es también el que peor se resuelve pagando una cuota de gestión: si nadie te busca, un calendario perfectamente sincronizado sigue estando vacío. Ahí lo que hace falta es la ficha de Google, reseñas y una web con tu nombre. Es más lento y es más barato.
Por dónde se empieza esta semana
Tres cosas, en este orden, y las dos primeras no cuestan un euro:
- Hoy: copia las cuatro plantillas de arriba y guárdalas como respuestas rápidas en WhatsApp Business.
- Esta semana: escribe las doce respuestas en tu anuncio y monta las instrucciones de llegada en un sitio fijo al que puedas mandar un enlace.
- Cuando quieras: escríbenos y te enseñamos la web de tu alojamiento con las
doce respuestas dentro y el WhatsApp con el mensaje ya empezado. La ves terminada antes de
pagar; si te gusta,
35 € /mes con IVA y sin permanencia; si no, no pasa nada.
Para escribirnos nos basta el nombre del alojamiento y el enlace de tu anuncio. Si quieres ver antes de qué tipo de web hablamos, está en diseño web para apartamentos turísticos y casas rurales; si lo tuyo es un hotel pequeño, en diseño web para hoteles. Y lo que hacemos y lo que no está escrito, sin letra pequeña, en nuestras condiciones.
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Leer la guíaPreguntas frecuentes
sobre gestionar las reservas
¿Estoy obligado a registrar y comunicar los datos de mis huéspedes?
Sí, si ejerces actividad de hospedaje, y las viviendas de uso turístico entran. Lo establece el Real Decreto 933/2021, que obliga a llevar un registro documental y a comunicar los datos al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES. Su artículo 6.3 dice que la comunicación se hace de manera inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas. Esto es información general, no asesoramiento jurídico: la fuente es el BOE y conviene que lo revise tu gestor.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de viajeros?
Tres años. El artículo 5.3 del Real Decreto 933/2021 dice que los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada. Guardarlos no es lo mismo que enseñarlos: son datos personales, así que el sitio donde los tengas debe estar bajo tu control y no en un grupo de WhatsApp.
¿Cómo consigo que me lleguen menos mensajes de huéspedes?
Escribiendo las respuestas donde puedan leerlas antes de preguntarte. Las doce preguntas que más se repiten son siempre las mismas: si está libre, el precio total con limpieza, cuántos caben de verdad, mascotas, aparcamiento, horas de entrada y salida, cómo se recogen las llaves, wifi, aire acondicionado, distancia a la playa, ascensor y fianza. Si están contestadas en tu anuncio y en tu web, la mayoría de los mensajes que llegan ya son de gente decidida.
¿Qué es un channel manager y cuándo lo necesito?
Es un programa que conecta tus calendarios de varios portales para que, al entrar una reserva en uno, se bloqueen las fechas en los demás. Tiene sentido cuando vendes en tres o más portales a la vez y el riesgo de doble reserva es real. Si vendes en uno o dos y te apañas mirando dos calendarios, probablemente estés pagando por un problema que no tienes.
¿Una web me quita el trabajo de confirmar reservas?
No del todo, y quien te diga lo contrario te está vendiendo humo. Nuestra web de
¿Vuestra web sincroniza el calendario con Booking o Airbnb?
No. Enseñamos la disponibilidad tal y como tú nos la digas y la actualizamos cuando nos lo pidas, pero no hay conexión automática con los calendarios de los portales ni cobro de reservas. Si necesitas eso, lo que buscas es un channel manager o un motor de reservas, que es otro producto y otro precio, y preferimos decírtelo antes y no después.
¿Puedo pedir el DNI o el pasaporte por WhatsApp?
Técnicamente puedes, pero es mala idea tener documentos de identidad tirados en una conversación que se sincroniza en varios móviles y copias de seguridad. Son datos personales y el responsable de ellos eres tú. Usa el canal que te dé tu herramienta de registro, bórralos de la galería del móvil y ten escrito en tu web, en la página de privacidad, para qué los pides y cuánto tiempo los guardas.
¿Por dónde empiezo si quiero recuperar horas esta temporada?
Por lo barato y lo rápido, en este orden: escribe las doce respuestas en tu anuncio, prepara cuatro mensajes tipo y guárdalos como respuestas rápidas de WhatsApp Business, y pon en un sitio fijo las instrucciones de llegada para enviarlas con un enlace. Eso no cuesta dinero. Después, si quieres que además te encuentren por el nombre y te reserven sin comisión, ahí entra tener web propia.
Respondemos el mismo día, de 16:00 a 00:00
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