Recursos · Google e IA · 16 min de lectura
Recepcionista virtual con IA: ¿le sirve a tu negocio?
Un recepcionista virtual con IA es un programa que coge el teléfono de tu negocio cuando tú no puedes, a cualquier hora: contesta dudas, te deja un resumen de cada llamada y, según el plan, da, cambia o anula citas. A nuestro juicio, compensa si pierdes llamadas de cita mientras trabajas y tienes tu información escrita y al día; si te llaman poco o tus clientes ya te escriben por WhatsApp, no. Y ojo: Reception, de ElevenLabs, y el de IONOS dicen que aprenden tu negocio leyendo tu web, así que si tu web tiene el horario viejo, lo normal es que arranquen con él.
Qué hace un recepcionista con IA y qué no
Es un programa que conversa: entiende lo que dice quien llama y le contesta con una voz sintética, sin menús de «pulse 1». También lo verás como asistente telefónico con IA, contestador con IA o, como se suele buscar, una IA para contestar llamadas. Según la documentación de Reception, de ElevenLabs:
- Contesta a cualquier hora: también de noche, en fin de semana y en festivos.
- Responde dudas: sobre tus servicios, tu horario y dónde estás.
- Da, cambia o anula citas: mirando qué huecos tienes libres.
- Toma recados: y les pone prioridad, urgente o normal, por ejemplo.
- Pasa la llamada a una persona: según las reglas que le pongas tú.
- Graba, transcribe y resume: cada llamada, para que la leas después.
No tiene por qué coger todas: en Reception puede sonar primero tu teléfono, y la IA entra solo si nadie contesta en el tiempo que elijas, de 5 a 60 segundos. Y dice que habla más de 70 idiomas, español incluido; que tenga voces con acento de España no lo hemos visto confirmado, y su documentación aconseja elegir una voz que encaje con tu idioma y tu región.
Y hay cosas que no hace. Según sus condiciones, no es para urgencias, no admite datos de pago ni sensibles, como los de salud, sin un acuerdo por escrito con ElevenLabs y no garantiza estar siempre disponible. Tampoco sabe lo que nadie le ha dado, y eso lleva al apartado siguiente.
Lo que pasó el 16 de septiembre de 2026: ElevenLabs, empresa de voces con inteligencia artificial, presentó Reception, un recepcionista telefónico con IA para pequeños negocios, por 29 $ al mes (24 $ con pago anual). Su página dice que está disponible para negocios de cualquier país, y el anuncio, que puedes desviar tu línea de siempre. Pero, a 18 de septiembre de 2026, su documentación solo da números de EE. UU., y fuera de allí la página habla de una configuración adicional que no explica (Orange Empresas, por ejemplo, no deja desviar a números internacionales). Mientras no lo aclare, no lo contaríamos como opción para un negocio de Cádiz.
De dónde saca lo que contesta: de tu web, para empezar
Al darte de alta en Reception, lo primero que propone su guía de inicio es escanear tu web, que tiene que ir con HTTPS: una página, una selección de las principales o el sitio entero. De ahí saca tus servicios, precios, duraciones, equipo, horario, ubicación y contacto. El de IONOS hace algo parecido: analiza la dirección de tu web y aprende tus servicios y tu horario.
Luego se completa: en Reception subes documentos, como tu política de cancelación, y escribes respuestas tú. Su documentación recuerda que «Websites change over time», pide volver a escanear la web después de cambiar precios, servicios o condiciones y, si una pregunta se repite, aconseja añadirla a la base o actualizar tu web.
Antes de activarlo, el alta incluye una prueba de voz en la que pide comprobar que los datos del negocio son correctos. Al terminar, el recepcionista empieza a coger llamadas en ese momento. Esto lo concluimos nosotros: si tu web no dice algo, no lo saca de ahí; y si lo dice mal o viejo y en esa prueba no lo detectas, arranca con eso hasta que alguien lo corrija.
Sin web también se puede, metiendo los datos a mano: Reception tiene un alta para negocios sin
web; en IONOS, lo que no esté en tu web se añade en el panel, y su página no aclara si funciona
sin web. Según el INE, el
- Lee tu web Servicios, precios, horario, equipo y dónde estás: lo que encuentre escrito.
- Lo completas tú Con documentos que subes y respuestas que escribes.
- Contesta o apunta el hueco Si no encuentra la respuesta, te deja la pregunta para que la rellenes.
¿Tu web contesta lo que te preguntan por teléfono? Es lo que busca quien te llama, y de ahí sacan tus servicios y tu horario recepcionistas como Reception o el de IONOS. Te hacemos la web y la ves terminada antes de pagar. Quiero ver mi web
Cuánto cuesta un recepcionista con IA en España
Hay tres formas de cobrar: una cuota al mes con minutos incluidos (Reception, Habla, Loqia y Recepcionista.com), una cuota con un número de llamadas (IONOS) y el pago por minuto (Zadarma). En Reception, los minutos que no gastas no pasan al mes siguiente, y si suena primero tu teléfono, las llamadas que coge tu equipo también gastan minutos.
Precios publicados a 18 de septiembre de 2026, con el plan más barato de cada uno:
| Servicio | Precio de entrada | Incluye | ¿Aprende de tu web? | Tu número |
|---|---|---|---|---|
| Reception (ElevenLabs) | 29 $/mes (24 $/mes con pago anual); no aclara el IVA para España | 75 minutos al mes | Sí: escanea tu web | En EE. UU., un número de allí; fuera, una configuración que no explica |
| IONOS Recepcionista IA | 30 llamadas; después, | Sí: desde la dirección de tu web | Mantienes el tuyo con un desvío | |
| Zadarma, agente de voz IA | Desde | Pagas por minuto; el número y las llamadas, aparte | Sí: con enlaces web, documentos y textos | Se contrata aparte |
| Habla | 100 minutos | No consta | No consta | |
| Loqia | 150 minutos | No consta | Mantienes el tuyo (integración o portabilidad) | |
| Recepcionista.com | 500 minutos | Se configura con horarios, servicios y preguntas frecuentes | No consta |
Los 29 $ de Reception son unos
Qué necesitas para ponerlo, paso a paso
Si te sigue interesando, prepara esto, por este orden:
- Decide qué pasa con tu número. Para no cambiarlo, lo desvías al del servicio, como en IONOS (Loqia, además, ofrece la portabilidad). Pregunta a tu operador cuánto te cuesta cada llamada desviada: en Orange Empresas, activar el desvío es gratis, pero la llamada desviada la pagas tú; en otros operadores no lo hemos comprobado.
- Pon por escrito tu negocio. Servicios con precio y duración, horario, festivos, la zona que cubres y cómo se anula una cita. Si está en tu web, lo lee de ahí; si no, tocará meterlo a mano. La lista está en el último apartado.
- Conecta la agenda. Reception usa su propio calendario o Google Calendar; IONOS, desde Flex Pro, Google Calendar, Outlook, Cal.com o Calendly. ElevenLabs avisa de que, si se cae la conexión con Google Calendar, puede haber citas dobles.
- Dile qué hacer cuando no sabe. Escribe reglas: cuándo pasa la llamada a una persona, cuándo toma recado y de qué no habla. Reception pone de ejemplo una regla para no dar consejo médico.
- Escribe el saludo con el aviso. Que diga que es una IA, qué haces con los datos y cómo hablar con una persona. Hay un ejemplo en el apartado siguiente.
- Llámale tú antes que tus clientes. Pregúntale tus precios, tu horario del próximo festivo y si es una persona, y escucha cómo suena: la prueba gratis es para eso.
Pruebas gratis: Reception da 14 días, con 30 minutos y sin tarjeta; IONOS, un mes «por tiempo limitado»; Loqia, 7 días, y Recepcionista.com ofrece una demo.
Qué tienes que cumplir: el aviso de IA y los datos de quien llama
Ninguna norma prohíbe que una IA coja tus llamadas, pero dos piden que quien llama sepa con quién habla y qué pasa con lo que dice.
El aviso de IA. Desde el 2 de agosto de 2026, el Reglamento europeo de IA exige
que quien habla con una IA lo sepa de forma clara y, como tarde, al empezar. La obligación
directa es del proveedor, la empresa que te lo ofrece con su marca, pero el saludo lo escribes
tú: en la práctica, el aviso depende de ti. La Comisión Europea, en unas
directrices no vinculantes del 20 de julio de 2026, pone como ejemplo por teléfono un aviso
hablado al empezar y dice que «asistente» a secas no basta. Los cambios al Reglamento aprobados
en julio
Los datos de quien llama. La voz y lo que se dice en la llamada son datos
personales, y el responsable eres tú. Informa al empezar, antes de pedir el nombre o el
teléfono, y deja el resto en la página de privacidad de tu web. Guardar el audio
necesita su propia base legal: Reception graba cada llamada que atiende, y en su documentación
no hemos visto cómo evitarlo. Antes de aceptar su contrato de encargo
En una clínica, un dentista o un fisio, lo que cuenta un paciente son datos de salud, que la ley protege más: probablemente haga falta una evaluación de impacto, y lo prudente es que el asistente no pida síntomas ni decida qué es urgente.
Y una persona, siempre a mano: por prudencia, aunque es discutible que la ley de
consumidores lo exija en una línea de citas. La Ley 10/2025
Un saludo de ejemplo, orientativo y para adaptarlo a tu caso: «Hola, has llamado a (nombre de tu negocio). Te atiende un asistente de inteligencia artificial. Grabamos y transcribimos la llamada para gestionar tu cita. Si prefieres hablar con una persona, dilo en cualquier momento. Tienes más información sobre tus datos y tus derechos en nuestra web, en la página de privacidad.»
Reception recomienda un primer mensaje de menos de 15 palabras. El aviso de IA y la información básica sobre los datos van igual, aunque lo alarguen.
Lo que te toca si lo pones
| Qué hacer | Por qué | Norma o fuente |
|---|---|---|
| Que el saludo diga «asistente de inteligencia artificial» en la primera frase | La ley obliga al proveedor a que el sistema avise; el saludo lo escribes tú, y la Comisión da como ejemplo el aviso hablado al inicio | Reglamento (UE) 2024/1689, art. 50.1 y 50.5; Directrices de la Comisión, ap. |
| Que diga la verdad si le preguntan si es una persona | La Comisión lo pide expresamente | Directrices de la Comisión, ap. 40 |
| Informar al empezar: quién eres, para qué, si grabas, cómo ejercer sus derechos y dónde leer más | Hay que informar al recoger los datos; el resto puede ir en tu web | RGPD, art. 13; LOPDGDD, art. 11; guía de la AEPD sobre el deber de informar |
| Tener y leer el contrato de encargado (DPA) del proveedor | Tú respondes de los datos; si los usa para sus fines, deja de ser encargado | RGPD, art. 28; LOPDGDD, art. 33.2 |
| Grabar lo mínimo y fijar cuánto guardas | Guardar audio necesita base propia | RGPD, art. 5.1.c y 5.1.e; AEPD, Informe 0030/2023 |
| Ofrecer siempre hablar con una persona | Por prudencia; es discutible que una línea de citas entre en el art. 21.2 | TRLGDCU, art. 21.2 |
| En clínicas: no pedir síntomas si no hace falta y no decidir urgencias | Son datos de salud, con más protección | RGPD, art. 9; lista de la AEPD |
| Poner al día tu política de privacidad y tu registro de actividades | Nuevo destinatario | RGPD, arts. 13 y 30 |
Información general a 18 de septiembre de 2026, no es asesoramiento jurídico. Si tienes una clínica o una consulta sanitaria, que lo revise un profesional.
Por tipo de negocio: cuándo compensa y cuándo no
Peluquería y estética: si muchas llamadas son para pedir, cambiar o anular cita, es justo lo que estos servicios dicen hacer, y el ejemplo que pone el anuncio de ElevenLabs. Antes, mira si tu web ya deja pedir cita sin llamar: lo contamos en cómo debe ser la web de una peluquería.
Clínica dental, fisioterapia o consulta: sirve para dar cita, con los cuidados del apartado anterior. Lo que tiene que decir tu web, en la web de una clínica dental y en la de un fisioterapeuta.
Fontanero, electricista o reformas: Reception admite servicios a domicilio con un margen para el desplazamiento, pero lo que te preguntan («¿venís a mi pueblo?», «¿cuánto cuesta la visita?») tiene que estar escrito en algún sitio. Más en diseño web para reformas y servicios a domicilio.
Taller: pedir cita, sí; «¿está listo mi coche?», no, si nadie se lo dice. Más en diseño web para talleres mecánicos.
A nuestro juicio, no compensa en estos casos:
- Pocas llamadas: te llaman poco y las coges tú.
- Ya te escriben: tus clientes te piden cita por WhatsApp.
- Datos que cambian a diario: y nadie los va a poner al día.
- Llamadas delicadas: síntomas, urgencias o quejas.
Antes de pagar, cuenta. No hemos encontrado un dato independiente de cuántas
llamadas pierde un pequeño negocio en España: el
Si no te compensa: otras formas de no perder llamadas
| Opción | Qué cuesta (publicado) | Lo que resuelve | Lo que no |
|---|---|---|---|
| Buzón de voz del operador | Vodafone, en su ayuda para particulares: sin cuota; guarda los mensajes 10 días | Que dejen recado y te avise por SMS | No contesta dudas ni da citas |
| Desvío a otro móvil | Orange Empresas: activarlo es gratis; la llamada desviada la pagas tú | Que la coja otra persona del equipo | Si esa persona tampoco puede, se pierde igual |
| WhatsApp Business | Descarga gratis | Mensaje de ausencia fuera de horario, catálogo y horario en tu perfil, para quien te escribe | No coge el teléfono |
| Cita online en tu web | Google Calendar: una sola página de reservas con cuenta personal; más funciones, de pago · Booksy: | La llamada de pedir o cambiar cita | No contesta preguntas |
| Secretaria virtual con personas | SecreOnline: | Contesta una persona | Horario de oficina (SecreOnline: de lunes a viernes, de 8 a |
Antes de contratar uno: lo que tu web tiene que decir
Es lo que un recepcionista con IA necesita encontrar escrito, y también lo que busca quien te llama. Lo que no esté, alguien tendrá que dárselo a mano. La lista completa está en qué tiene que tener la web de un negocio, y lo que cuesta tenerla al día, en cuánto cuesta mantener una página web.
- Servicios con precio y duración: o al menos un «desde».
- Horario real, con festivos y vacaciones: y también en la configuración del recepcionista; Reception recomienda meter los festivos a principio de año.
- La zona que cubres: si vas a domicilio, los pueblos o hasta dónde llegas.
- Cómo se pide, se cambia y se anula una cita: con tu política de cancelación.
- Qué hacer en una urgencia: Reception, por ejemplo, no es para urgencias.
- Los mismos datos que tu ficha de Google: teléfono, dirección y horario iguales en los dos sitios. La ficha, en cómo aparecer en Google Maps.
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Leer la guíaPreguntas frecuentes
sobre el recepcionista con IA
¿Qué es un recepcionista virtual con IA?
Es una IA que contesta las llamadas de tu negocio con una voz generada por inteligencia artificial. Responde dudas sobre tus servicios, tu horario o dónde estás, toma recados, te deja un resumen de cada llamada y, según el plan, da, cambia o anula citas. Puede atender a cualquier hora y pasar la llamada a una persona según las reglas que le pongas.
¿De dónde saca lo que contesta sobre mi negocio?
De la información que tiene de tu negocio, y en los servicios que lo explican, el alta empieza por leer tu web. Reception, de ElevenLabs, la escanea y saca servicios, precios, duraciones, equipo, horario, ubicación y contacto; IONOS dice que su recepcionista aprende tus servicios y tu horario desde la dirección de tu web. Después se completa con documentos y respuestas que escribes tú, y si Reception no encuentra algo, te deja la pregunta apuntada para que la rellenes.
¿Qué pasa si mi web está desactualizada o no tengo web?
A nuestro juicio, si tu web está desactualizada, el recepcionista arranca con esos datos viejos hasta que alguien los corrija. Lo deducimos de su documentación: la guía de inicio de Reception incluye una prueba de voz en la que pide comprobar que los datos del negocio son correctos, dice que empieza a coger llamadas al terminar el alta y pide volver a escanear la web cada vez que cambias precios, servicios o condiciones. Si no tienes web, la información se mete a mano: Reception tiene un alta para negocios sin web; en IONOS, lo que no esté en tu web se añade en el panel, y su página no aclara si funciona sin web.
¿Cuánto cuesta un recepcionista con IA en España?
A 18 de septiembre de 2026, los planes de entrada publicados en España van de 39 a
¿Tengo que cambiar de número de teléfono?
No, si el servicio funciona con desvío, como IONOS: desvías tus llamadas a su número y tus clientes siguen marcando el de siempre. Pregunta a tu operador cuánto te cuesta cada llamada desviada. En Orange Empresas, por ejemplo, activar el desvío es gratis, pero la llamada desviada la pagas tú y no se puede desviar a números internacionales; en otros operadores no lo hemos comprobado. Loqia dice que se integra con tu numeración actual o hace la portabilidad. Reception dice que puedes desviar tu línea de siempre, pero a 18 de septiembre de 2026 su documentación solo da números de Estados Unidos y, fuera de allí, habla de una configuración adicional que no explica; mientras no lo aclare, no lo contaríamos como opción.
¿Tengo que avisar de que contesta una IA?
En la práctica, sí. Desde el 2 de agosto de 2026, el Reglamento europeo de IA exige que quien habla con una IA lo sepa, como tarde, al empezar. La obligación directa es de la empresa que te lo ofrece con su marca
¿Puede grabar las llamadas? ¿Qué dice el RGPD?
Puede, pero la voz y lo que se dice en la llamada son datos personales y el responsable eres tú. Tienes que informar al empezar la llamada (quién eres, para qué usas los datos y cómo puede ejercer sus derechos quien llama), tener el contrato de encargado con el proveedor y no guardar el audio más tiempo del necesario; la información completa puede ir en la página de privacidad de tu web. Si eres una clínica, lo que cuenta un paciente son datos de salud y conviene que lo revise un profesional. Esto es información general, no asesoramiento jurídico.
¿Cuándo no me compensa un recepcionista con IA?
Cuando recibes pocas llamadas y las coges tú, cuando tus clientes ya te escriben por WhatsApp, cuando tu información cambia cada día y nadie va a actualizarla, o cuando las llamadas son delicadas, como síntomas o urgencias. Antes de pagar, cuenta las llamadas perdidas de una semana en tu móvil. Un buzón de voz, el desvío a otro móvil, WhatsApp Business o la cita online en tu web resuelven parte del problema, y varias no tienen cuota.
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